Документация является источником инфы в системе. В ней содержится описание системы, подробные указания о том, какие деяния следует решать, каким образом, кто отвечает за этот процесс, и какую информацию при всем этом нужно регистрировать.
Организация разрабатывает и обеспечивает ведение документации, которая должна:

• фиксировать происходящее в сфере охраны труда и безопасности производства действия;
• обрисовывать порядок функционирования существенных частей системы управления и их взаимодействия;
• направлять к смежной документации.

Документация должна быть удобочитаемой, просто идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока деяния. Документация должна храниться в учтенной форме в течение установленного срока. Должны быть установлены способы и определены обязанности, касающиеся разработки и обновления документов различного вида. Эти способы должны вовремя корректироваться.
Организация должна разрабатывать и поддерживать способы контроля документации и контроля данных, с тем чтоб:

• документы временами анализировались, при необходимости корректировались и по мере надобности корректировались и утверждались уполномоченными лицами;
• копии учтенных документов и принятых данных были доступными на всех местах, где их внедрение значительно для действенного функционирования системы управления охраной труда;
• отмененные документы и данные соответственно изымались из всех мест их хранения, рассылки и внедрения либо защищались любым другим методом, исключающим их ненамеренное внедрение;
• архивированные документы и данные, относящиеся к законодательно регулируемым требованиям, сохранялись в согласовании с требованиями соответственных нормативных актов либо для сохранения скопленных сведений. При всем этом устаревшие документы и данные должны быть соответственно обозначены.

В хоть какой системе управления охраной труда существует иерархия документации. Возлагается ее Управлением (либо Положением) по системе управления, в какой описаны главные элементы и взаимодействия разных частей системы. Степень его детальности может быть различной, но в любом случае главным моментом является непременное наличие ссылок на документацию других уровней системы (إجراءات, аннотации и т.п.) либо смежную документацию организации. Описание частей системы, их взаимодействие и определения нужной соответственной документации должны быть четкими. إدارة (либо Положение) в чем либо может припоминать путеводитель, которым можно воспользоваться для ориентации в системе.

Последующий уровень иерархии документации представлен процедурами (методиками), которые содержат письменно оформленные указания, определяющие как, каким образом и в какой последовательности должны производиться те либо другие деяния в рамках СУОТ.
3-ий уровень документации, аннотации, состоит из подробных инструкций по охране труда для работников, выполняющих определенные задачки.

Цель управления – проинформировать работников, а по мере надобности и подрядчиков, المستهلكين, заказчиков либо других заинтересованных лиц о том, как организация обеспечивает компанию работ по охране труда, выполнение муниципальных нормативных требований.

Цель процедур - установить порядок выполнения политики управления организации по охране труда. Число процедур может быть различно, следует только смотреть за тем, чтоб все нужные деяния были описаны. Процедуры могут быть связаны с каждым требованием соответственной статьи эталона. Все совместно они верно демонстрируют порядок действий организации по обеспечению охраны труда.
Цель инструкций – обеспечить детализированное описание того, как какая-либо определенная операция либо деятельность должны производиться.
وتجدر الإشارة إلى, что эти документы необязательно разрабатываются снутри организации, они могут быть типовыми, но их применение в организации должно быть оформлено приказом управляющего организации.

Документы этих 3-х уровней и типов содержат описание и предписания, они молвят о том, что и как следует делать. Это документы фактически системы управления. Но кроме их есть к тому же другие виды документации, именуемой сопутствующей документацией, которые включают документы по фиксации тех либо других событий либо результатов, к примеру регистрацию результатов мониторинга критерий труда, отчеты о техническом обслуживании либо результаты проверок.

Цель учетных записей – показать соответствие охраны труда определенным требованиям и, таком образом, обосновать эффективную работу СУОТ. Документы этого уровня не имеют верно определенной структуры и являются дополнительным подтверждением деятельности, которая производится на других уровнях. Требования ко многим их этих документов содержаться в тех либо других нормативных актах либо нормативно-технической документации.